Conditions générales d'intervention

1.INTRODUCTION

Conformément aux obligations déontologiques de l'Ordre Français des Avocats du barreau de Bruxelles, le cabinet Irina Simone SRL (ci-après « l'avocat », « son », « nous » ou « nos ») communique ci-après au client ses conditions générales d’intervention.

 

2.OBJET DU CONTRAT

Le client charge l'avocat de la défense de ses intérêts dans le cadre d'une mission de conseil, d'assistance, de négociation, de défense ou de représentation devant les cours et tribunaux ou les instances devant lesquelles le client est invité à comparaître. L'objet précis de la mission de l'avocat est défini selon les circonstances, dans la fiche d'informations légale émise par l'avocat au début de la relation contractuelle avec le client, dans une « lettre d'engagement » ou dans toute autre communication écrite ou verbale entre l'avocat et le client.

L'avocat informe si nécessaire le client de la particularité de l'affaire que le client lui soumet, sur l'exercice de la mission telle que l'avocat l'évalue, de sorte que le client puisse se faire une représentation claire des missions de l'avocat.

Toute modification de la mission en cours de dossier doit faire l'objet d'une information préalable et recevoir l'accord exprès du client.

La mission de l'avocat comprend donc toutes les prestations utiles à la défense des intérêts du client.

L'avocat agit avec diligence, dans le respect des règles légales ainsi que des règles de déontologie et de courtoisie applicables, notamment, entre avocats. Les règles déontologiques sont disponibles sur le site www.avocats.be.

 

3.DEBUT DE LA MISSION

Sauf si l'avocat et le client se sont accordés autrement quant au délai d'exécution de la mission, celle-ci commence lorsque le client et l'avocat se sont accordés sur l'objet de la mission, sur les conditions financières de celle-ci et l'application des présentes conditions générales au contrat.

Si l'avocat doit déjà intervenir avant qu'il n'ait le consentement du client, il lui envoie les conditions et les tarifs aussi rapidement que possible.

 

4.ECHANGES D’INFORMATIONS AU DÉBUT ET EN COURS DE MISSION – PREVISIBILITE DES HONORAIRES

A.Echanges d’informations

L'avocat a une mission de conseil, d'assistance et de représentation.

Dans chacune des hypothèses de mission, sauf si le client l'en a dispensé, l'avocat l'informe de manière précise, sur la base des éléments de fait qui lui ont été communiqués et l'état actuel du droit, les différentes issues que peut connaître le litige dans le cadre d'une mission d'assistance ou de représentation.

En toute hypothèse, l'avocat met en œuvre les moyens les plus utiles et les plus efficaces pour rencontrer les intérêts de son client.

Il envisage notamment avec son client la possibilité de parvenir à une solution négociée par le biais des modes amiables de règlement des litiges (conciliation, négociation, médiation, droit collaboratif, ...). Et ce conformément au prescrit de l'article 444, alinéa 1er du Code judiciaire.

L'avocat informe régulièrement le client du déroulement de l'instance, des dates d'audience utiles et des pièces et moyens soulevés par le ou les parties adverses.

Le client s'engage à informer spontanément l'avocat, de la manière la plus complète possible, de l'ensemble des éléments se rapportant aux faits et documents utiles, en rapport avec l'objet de la mission confiée à l'avocat.

Cette obligation de communication d'informations et de documents se poursuivra tout au long de l'exécution de la mission, en fonction des développements du dossier. Le client s'engage ainsi à communiquer à l'avocat, sans délai, toutes les pièces et informations nouvelles en relation avec le dossier, qui arriveraient à sa connaissance.

L'avocat tiendra le client informé de l'évolution de son dossier.

Lorsque l'avocat intervient dans le cadre d'une procédure, il précisera le déroulement de l'instance, fournira les dates d'audience utiles et les pièces et moyens soulevé par la ou les parties adverses. Dans la mesure nécessaire, il fera un bref rapport de l'audience dans les meilleurs délais. Dès lors que la décision est rendue, l'avocat la transmet au client et l'informe sur la portée de celle-ci et sur l'exercice éventuel des voies de recours ouvertes.

En cas de défaut d'information ou de communication des pièces utiles, de transmission d'informations inexactes ou incomplètes, en cas de remise tardive des informations ou documents requis, le débiteur de l'information est responsable des conséquences dommageables de ce manquement au devoir d'information.

Les informations sont communiquées par l'avocat dans toute la mesure du possible par écrit.

 

B.Prévisibilité des honoraires

En matière de contentieux, il est très hasardeux, voire impossible, de prévoir le nombre d'heures qui seront nécessaires au traitement d'une affaire. Cependant, lorsque les enjeux seront suffisamment connus, l'avocat pourra, si le client en fait la demande, lui donner une indication sur le temps de travail que pourraient lui demander la ou les procédures à envisager, ou de certaines étapes de celle(s)-ci, ces évaluations constituant uniquement une projection du coût possible et approximatif fondée sur les seules données objectives existant au moment de cette demande.

Il est important de souligner que la collaboration entre l'avocat et son client est un travail d'équipe. L'avocat veille à répercuter au client toute information utile, à recueillir son avis pour la rédaction de tout acte ou envoi important, à lui demander les informations et les pièces utiles pour assurer une défense optimale de ses droits et intérêts. L'attention du client doit être attirée sur le fait que celui-ci peut contribuer à limiter les frais et les honoraires de son avocat en favorisant la négociation, en préparant dans les délais fixés de commun accord des dossiers complets et des notes claires, en évitant la multiplication des communications avec son conseil et en usant modérément du téléphone dans une optique de communication efficiente.

 

C.Attitude du client pouvant influer sur le montant des frais & honoraires

L'attention du client est attirée sur le fait qu'il peut s'il le souhaite contribuer à limiter les frais et honoraires, notamment en préparant dans les meilleurs délais des dossiers complets et bien classés et des notes claires, en évitant d'envoyer en attachement aux mails un grand nombre de documents ou des documents volumineux que l'avocat devra imprimer (ces documents peuvent être déposés au cabinet ou envoyés par courrier), en évitant à l'avocat de devoir adresser au client des rappels concernant des honoraires impayés ou des informations manquantes, ....

 

5.CONFIDENTIALITÉ

Exception faite de la correspondance émanant d'un avocat mandataire de justice, les correspondances de l'avocat adressées au client, à un autre avocat ou aux autorités de l’Ordre des avocats sont, en règle générale, confidentielles.

Si le client entre en possession de correspondances confidentielles, il s'engage à leur conserver ce caractère confidentiel, à ne pas les transmettre à des tiers et à ne pas en faire usage tant dans le cadre de la relation professionnelle avec l'avocat qu'en dehors de ce cadre.

Lorsque l'avocat travaille en association ou en groupement, le client est informé et accepte que la mission soit partagée entre les avocats membres de la société ou du groupement.

L'avocat est autorisé à faire appel, sous sa propre responsabilité, à des avocats extérieurs au cabinet pour l'exécution de tâches spécifiques de sa mission. En ce cas, le client est clairement et préalablement informé du rôle de cet avocat et du coût éventuel de son intervention.

Le client marque son accord pour que l'avocat choisisse l'huissier de justice ou le traducteur auquel il fera le cas échéant appel dans le cadre de l'exécution de sa mission. En ce cas, l'avocat informera le client du rôle de ce tiers et fournira le cas échéant au client une estimation du coût de l'intervention de ce tiers.

En ce qui concerne le recours à d'autre tiers, tels que des avocats spécialisés, notaire, experts conseils techniques ou comptable, le choix du tiers sera fait par l'avocat après une éventuelle concertation préalable avec le client. En ce cas, l'avocat ne prendra un engagement vis-à-vis de ces tiers qu'après que le client ait marqué son accord sur la qualité et le rôle de ces tiers dans l'exécution de la mission de l'avocat et du coût de ces interventions. Dans toute la mesure du possible une convention distincte pourrait être le cas échéant conclue, soit par le client directement avec ce tiers, soit par l'avocat avec le tiers, et en ce cas, après que le client ait donné son consentement exprès sur cette convention distincte.

Le client s'engage à payer sans délai les factures qui lui sont adressées pour le paiement des honoraires et frais des tiers auxquels l'avocat a recouru conformément aux alinéas précédents.

 

6.HONORAIRES ET FRAIS – CONDITIONS DE FACTURATION – CONDITIONS DE PAIEMENT - INDEXATION

Au début de sa mission, l'avocat informe le client de manière claire au sujet du mode de calcul de ses honoraires et des frais éventuels. Si des débours sont susceptibles d'être dus en plus des honoraires et frais (honoraires d'huissiers, honoraires d'experts ou de traducteurs, droits de greffe, etc.), l'avocat en informe le client.

Pour le surplus, il est ici renvoyé à la convention d'honoraires qui a été fournie au client et que ce dernier a signée.

 

7.EXERCICE DE LA MISSION

L'intervention de l'avocat engage à des obligations de moyen et de diligence. Celles-ci ne pourront être réalisées que dans un esprit de collaboration et dans la mesure où le client lui communiquera en temps utile toutes les informations nécessaires à la défense des intérêts du client.

L'intervention implique le respect des lois auxquelles la profession d'avocat est soumise ainsi que le respect des règlements et recommandations instituées par l'Ordre Français des Avocats du barreau de Bruxelles auquel l'avocat appartient.

Les fonds que l'avocat pourrait être amené à percevoir pour compte du client ou pour compte de tiers transiteront par son compte tiers ouvert auprès de la banque ING sous le numéro du compte CARPA mentionné en bas de page et soumis au contrôle de l'Ordre de l'avocat.

 

8.DÉPENS ET SOLVABILITÉ DU TIERS

Le client accepte que l’avocat prélève sur toutes sommes transitant sur son compte tiers, tout montant qui lui serait dû à titre de frais et honoraires.

L'attention du client est attirée sur le fait que la loi prévoit qu'en cas de procédure judiciaire ayant donné lieu à une décision défavorable, la partie qui succombe est condamnée à payer à l'autre partie une indemnité de procédure fixée en fonction de la valeur du litige ainsi que les autres dépens (frais d'expertise, droit de mise au rôle, ...).

En cas de succès, si l'autre partie ne s'exécute pas volontairement, la décision devra faire l'objet de mesures d'exécution, dont les frais doivent être avancés par le client. La faible solvabilité de la partie débitrice peut compromettre les chances de récupération, ce dont l'avocat ne peut être tenu pour responsable.

Une demande de provision évaluée en fonction du coût prévisible des prestations correspondant aux premiers devoirs demandés sera adressée au client dès l'ouverture du dossier. Ces prestations seront achevées après le paiement de la provision.

 

9.PROVISIONS – DÉCOMPTES – FACTURATION - CONDITIONS DE PAIEMENT ET RETARD DE PAIEMENT

En vue d'étaler la dépense, l'avocat veille à solliciter le versement de provisions à valoir sur les frais et honoraires (et éventuellement les débours s'il en fait l'avance).

La première provision couvre tout ou partie des prestations qui auraient été effectuées lors de l’ouverture du dossier, le solde éventuel étant réservé aux devoirs à exposer. Le paiement de la première provision demandée conditionne la poursuite de l’intervention de l’avocat.

Des demandes de provision seront ultérieurement soumises au client, lorsque les sommes déjà versées sont épuisées ou viennent à épuisement.

A la clôture du dossier un état définitif d'honoraires, frais et débours est dressé, mentionnant soit le solde restant dû, soit le trop-perçu à retourner au client (pour autant que tous les montants dus par le client aient été payés). Un ou des états intermédiaires pourront être établis à tout moment, d'initiative ou sur demande du client.

A la demande du client, l'avocat établira une estimation des frais, honoraires et débours. L'estimation tient compte des éléments dont l'avocat a connaissance lors de son établissement et est limité aux prestations décrites.

Le client accepte la facturation électronique.

Les factures et demandes de paiement sont payables au comptant sur le compte de l'avocat ou à son cabinet dans les huit jours de la date qu’elle porte.

A l’expiration de ce délai, des intérêts de retard sont dus en application de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales et ses arrêtés d’exécution au taux fixés par cette loi.

Les honoraires dus par le client qui n’est pas une entreprise ou un pouvoir public au sens de cette loi sont soumis à un délai de paiement et à un intérêt de retards identiques.

En cas de non-paiement dans le délai, l’avocat peut suspendre l’exécution de sa mission, après avoir notifié sa décision comportant la mention des conséquences qui peuvent en résulter.

 

10.EXCEPTION D’INEXÉCUTION

Si une somme portée en compte au client demeure impayée ou si l'avocat ne reçoit pas une information utile pour la gestion du dossier ou s'il ne reçoit pas les instructions qu'il a sollicitées, l'avocat aura la faculté, moyennant mise en demeure, de suspendre ou d'interrompre toute prestation. Si l'omission du client persiste en dépit d'un rappel, l'avocat peut mettre fin à son intervention.

L'avocat ne suspend ou n'interrompt pas son intervention lorsque court un délai pour interjeter appel.

Lorsque l'avocat suspend ou interrompt son intervention, il attirera l'attention du client sur les conséquences éventuelles de la suspension ou la fin de son intervention (par exemple délai en cours). Cette décision de suspension ou d'interruption de la mission est communiquée dans un délai suffisamment raisonnable afin de permettre au client de remédier à ces conséquences éventuelles.

Les honoraires, frais et débours restent dus à l'avocat jusqu'à la suspension, l'interruption ou la fin de sa mission.

 

11.TVA

A.Introduction

Les honoraires rémunèrent le travail intellectuel de l'avocat (étude du dossier, rédaction d'actes, réunions, plaidoiries, recherches, etc.). En Belgique, depuis le 1er janvier 2014, toutes les prestations d'avocat sont soumises à un taux de TVA de 21 %, ce qui implique que tous les honoraires, « success fee » et frais portés en compte au client et/ou au tiers payant sont automatiquement majorés de 21 % à partir de cette date.

Cette TVA est due (ou non) selon les modalités détaillées ci-après, sachant qu’une distinction existe en fonction du lieu de résidence du client. Pour cette raison, il est demandé au client de fournir très rapidement son adresse de résidence et ses coordonnées complètes.

B.Client résidant en Belgique

Les états de frais et d’honoraires sont majorés de 21%, reversés à l’administration de la TVA. Ceci s’applique que le client soit lui-même assujetti ou non à la TVA .

C.Client résidant hors de Belgique mais dans l’Union européenne (UE)

Lorsque le client n’est pas assujetti à la TVA mais réside dans l’UE, la TVA de 21% est due en Belgique.

Lorsque le client est assujetti à la TVA, la TVA sera autoliquidée par le preneur dans sa propre déclaration TVA nationale.

D.Client résidant hors de l’UE

Lorsque le client réside hors de l’UE, la TVA belge n’est pas due.

E.Remarque

Les assureurs protection juridique refusant toute prise en charge de la TVA si le client est assujetti et peut la déduire, les clients assujettis à la TVA, et pouvant la déduire, qui bénéficient d'une couverture en protection juridique seront dès lors personnellement responsables du paiement de TVA envers le cabinet. Une facture acquittée leur sera adressée dès réception du paiement afin d'en obtenir remboursement auprès de l'administration concernée.

 

12.PRELEVEMENT DES HONORAIRES SUR FONDS DE TIERS

L'avocat est autorisé à prélever sur les sommes qu'il perçoit pour compte du client toute somme qui lui est due à titre de provision, honoraires, frais et débours dans le dossier concerné ou tout autre dossier du client dont il est chargé.

L'avocat informe le client préalablement et par écrit de ce prélèvement en joignant à cette communication une copie de la ou des demandes de provisions, états d'honoraires, frais et débours qui justifient ce prélèvement.

Sauf accord exprès, écrit et préalable du client, l'avocat n'opèrera pas de prélèvement sur les sommes perçues pour compte du client lorsque celles-ci concernent des pensions alimentaires ou autres sommes insaisissables.

Le prélèvement d'honoraires et frais par l'avocat est sans préjudice des droits du client de contester de manière motivée les relevés de prestations et de frais présentés par l'avocat et de réclamer le remboursement des montants qui auraient été indument retenus.

 

13.PREVENTION DU BLANCHIMENT DES CAPITAUX ET DU FINANCEMENT DU TERRORISME

L'avocat se conforme à ses nombreuses obligations légales en matière d'identification du client ou de son mandant.

Ce dernier s'engage à fournir spontanément tous documents permettant l'établissement de l'identité et autorise l'avocat à en prendre copie. Les obligations de l'avocat et du client découlent des lois et règlements et notamment des dispositions de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, qui s'applique notamment lorsque l'avocat assiste son client dans la préparation d'opérations spécifiques telles que: assistance du client dans la préparation ou la réalisation d'opérations telles qu'achat ou vente d'immeubles ou d'entreprises commerciales ; gestion de fonds de titres ou d'autres actifs appartenant aux clients ou à son mandant ; ouverture ou gestion de comptes bancaires, d'épargne ou de portefeuilles ; organisation des apports nécessaires à la constitution, à la gestion ou à la direction de sociétés ; constitution, gestion ou direction de fiducies, de sociétés ou de structures similaires ou interventions au nom et pour compte du client dans toutes transactions financières et immobilières.

Les renseignements qui doivent être exigés par l'avocat de son client varient selon qu'il s'agit d'une personne physique, d'une personne morale, ou d'un mandataire. Le client informera au plus vite et spontanément l'avocat de toute modification et lui apportera la preuve de celle-ci.

Lorsque la nature du dossier (telle que définie aux points précédents) ou lorsque les situations particulières prévues par la loi précitée du 18 septembre 2017 (pays d'origine, difficultés d'identification, relation inusuelle entre le client et l'avocat ou la nature des opérations, personnalité publique ou assimilée) imposent à l'avocat une obligation de vigilance renforcée, le client s'engage à répondre à toute question de l'avocat lui permettant de se conformer à ses obligations légales en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.

Lorsque l'avocat assiste le client dans sa défense en justice ou lorsqu'il procède à l'évaluation de sa situation juridique, l'avocat est tenu au strict respect du secret professionnel.

Il est précisé que la loi impose à l'avocat d'informer le bâtonnier dès qu'il constate, hors sa mission de défense en justice ou de consultation relative à l'analyse de la situation juridique du client, des faits qu'il soupçonne d'être liés au blanchiment des capitaux ou au financement du terrorisme. Le bâtonnier transmettra le cas échéant la déclaration de soupçon à la Cellule de Traitement des Informations Financières (CTIF).

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14.PROPRIETE INTELLECTUELLE ET UTILISATION NON AUTORISEE DE DOCUMENTS REDIGES PAR L’AVOCAT

Tous les documents rédigés par l’avocat sont protégés par les droits de propriété intellectuelle et ne peuvent en aucun cas être utilisés ou reproduits sans l’accord exprès, préalable et ‘écrit de l’avocat. L’avocat peut exercer un droit de suite et réclamer le paiement d’honoraires ou de royalties pour l’utilisation de documents par le client ou des tiers sans son accord préalable. Les documents rédigés par l’avocat le sont pour des situations spécifiques et ne sont pas transposables à d’autres situations. L’avocat n’est donc pas responsable de leur utilisation inappropriée par le client dans des conditions contraires aux présentes conditions générales d’intervention.

 

15.LIMITATION DE RESPONSABILITE

La responsabilité civile de l’avocat est limitée au montant couvert par la police d’assurance responsabilité civile souscrit par elle.

 

16.FIN DU CONTRAT – CONSERVATION DES ARCHIVES – DESTRUCTION DES ARCHIVES

A.Fin du contrat

Le client peut mettre fin à la mission d'avocat à tout moment en l'informant par écrit.

Toutefois, lorsque la mission de l'avocat s'inscrit dans le cadre d'un abonnement, ou d'une succession régulière de dossiers, l'avocat peut négocier avec le client un délai de préavis ou une indemnité compensatoire.

A première demande du client, l'avocat met les pièces de son dossier à disposition du client ou de l'avocat que le client aura désigné.

L'avocat peut également mettre fin au contrat à tout moment, en informant le client par écrit. Lorsque les circonstances l'imposent l'avocat posera d'une part les actes nécessaires à titre conservatoire et veillera d'autre part à accorder un délai raisonnable au client afin qu'il puisse organiser sa défense.

B.Conservation des archives

L'avocat conserve les archives du dossier confié par le client pendant une période de cinq ans à compter de la date à laquelle :

• le client a mis fin à l'intervention de l'avocat

• l'avocat a mis fin à son intervention ;

• le dossier est clôturé par l'achèvement de la mission confiée à l'avocat.

Cette conservation porte sur la correspondance et les principales pièces de procédure, ainsi que les pièces de fond qui ont été confiées en original à l'avocat, sans préjudice du droit pour l'avocat de renvoyer ces pièces originales au client.

Pour les dossiers soumis à la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, le délai de conservation des archives relatives à l'identification du client est porté à dix ans.

A l'expiration du délai de cinq ou dix ans, l'avocat peut détruire toutes les pièces du dossier, sans exception, après avoir informé par écrit le client en lui donnant un délai raisonnable pour récupérer les pièces. Il appartient par conséquent au client, s'il le souhaite, de demander à l'avocat avant l'expiration du délai de cinq ou dix ans, qu'il lui restitue tout ou partie des pièces du dossier. La restitution des pièces se fait au cabinet de l'avocat.

Si le client demande l'envoi des pièces de son dossier, cet envoi se fait aux frais du client. L'avocat peut exiger un paiement préalable des frais avant de renvoyer les pièces au client.

Si le paiement des frais de restitution des pièces n'est pas effectué dans le mois qui suit la demande de paiement des frais, le client sera présumé avoir renoncé à la restitution des pièces, ce dont l'avocat préviendra le client par écrit avec un délai de préavis de huit jours ouvrables.

 

17.RGPD

Les données du client sont collectées et traitées conformément au Règlement général sur la Protection des Données personnelles (le RGPD), et le client marque son consentement sur l'utilisation de ces données dans le cadre du traitement du dossier et du respect par l'avocat de ses obligations. Le client accepte que l'avocat lui adresse des informations juridiques et des informations concernant les activités de l'avocat.

 

18.JURIDICTION COMPETENTE

Toutes difficultés ou litiges relatifs à l’exécution des présentes modalités d’intervention financières seront, par priorité, soumis à la juridiction du Bâtonnier de l’Ordre des Avocats du Barreau de Bruxelles qui tentera de concilier les parties.

Dans l’hypothèse où toute tentative d’arrangement serait demeurée vaine, le litige sera porté devant les Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.