Charte vie privée

1.Introduction

Je m'engage, par le biais de cette charte vie privée relative à la protection de vos données à caractère personnel (ci-après la « charte »), et grâce à la mise en place de mesures techniques et organisationnelles, à respecter vos droits en matière de protection des données personnelles, tels qu’établis par le Règlement général relatif à la protection des données (ci-après le ‘RGPD’) et par la loi belge relative à la protection des données personnelles du 30 juillet 2018 (et ses modifications ultérieures).

Cette charte a pour objectif de vous informer, précisément, sur la façon dont vos données personnelles, collectées par le biais de ce site ou directement au cabinet, sont traitées et conservées.

2.Responsable du traitement et contact

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est le cabinet d’avocat SIMONE Irina SRL (ci-après « je » ou « nous »), établi à Rue Stanley, 62 – 1180 Uccle à Bruxelles, inscrit auprès du Barreau de Bruxelles, joignable à l’email suivant : i.simone@irinasimone.com et au numéro 02/646.51.20.

Pour toute question relative au traitement de vos données ou à la présente politique, vous pouvez me contacter via les coordonnées ci‑dessus.

3.Données à caractère personnel traitées

Dans le cadre de nos activités, et plus particulièrement en droit des étrangers et en droit de la famille, nous pouvons traiter notamment les catégories de données suivantes :

Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse, e‑mail, numéro de téléphone fixe ou de portable, langue de communication, qualité (client, membre de la famille, partie adverse, contact professionnel, etc.), motif(s) du/des rendez-vous, fréquence des rendez-vous.
Données d’identification officielle : date et lieu de naissance, sexe, nationalité, numéro d’identification, données issues des documents d’identité, titres de séjour, décisions administratives ou judiciaires.
Données familiales : état civil, composition de ménage, liens de filiation, modalités d’hébergement et de droit de visite, pensions alimentaires, décisions du tribunal de la famille.
Données relatives à la situation migratoire : historique du séjour, demandes de visa, de régularisation ou de protection internationale, décisions d’asile, ordres de quitter le territoire et autres décisions des autorités compétentes, informations personnelles (parcours de vie, familial), données liées à votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, données de santé.
Données financières : coordonnées bancaires, informations de facturation et de paiement, informations sur les revenus et charges, éléments patrimoniaux utiles à la gestion des dossiers, données liées à la compagnie d’assurance, données liées à la mutuelle.
Données relatives à des procédures administratives ou judiciaires : actes de procédure, correspondances avec les autorités et juridictions, rapports, attestations, pièces justificatives, autres données relatives à des condamnations pénales et aux infractions, casier judiciaire.
Données techniques liées au site internet : adresse IP, logs de connexion, cookies et autres traceurs, conformément à notre politique cookies.

Compte tenu de la nature des dossiers traités, certaines données peuvent être qualifiées de catégories particulières de données (données relatives à la santé, à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle) ainsi que des données relatives à des infractions, condamnations pénales ou mesures de sûreté. Ces données ne sont collectées et traitées que lorsqu’elles sont strictement nécessaires à la gestion du dossier et, en particulier, à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice au sens de l’article 9, §2, f) du RGPD et de la législation belge applicable.

4.Finalités et bases juridiques

Vos données sont traitées pour les finalités et sur les bases juridiques suivantes :

Gestion des demandes et des dossiers clients (droit des étrangers et droit de la famille en particulier) : analyse de votre situation, conseils juridiques, introduction et suivi de procédures administratives et judiciaires (par exemple, devant l’Office des étrangers, le CGRA, les tribunaux de la famille ou autres juridictions), rédaction d’actes, représentation et défense de vos intérêts.
- Bases juridiques : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles, intérêts légitimes du cabinet, et, pour les catégories particulières de données, nécessité pour la gestion de votre dossier comme la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice (article 9, §2, f) RGPD).

Gestion de la relation client et des tiers impliqués : communication avec vous, les membres de votre famille, les autorités, confrères, experts, services sociaux ou autres intervenants, gestion des conflits d’intérêts, archivage du dossier.
- Bases juridiques : exécution du contrat, obligations légales ou déontologiques de l’avocat, intérêts légitimes du cabinet.

Respect des obligations légales et déontologiques : obligations de lutte contre le blanchiment, règles relatives à l’aide juridique, obligations comptables et fiscales, règles professionnelles applicables aux avocats.
- Base juridique : obligations légales et réglementaires auxquelles le cabinet est soumis.

Gestion administrative, comptable et organisationnelle : facturation, recouvrement, gestion interne des dossiers, gestion des archives, sécurité des locaux et des systèmes informatiques.
- Bases juridiques : exécution du contrat, intérêts légitimes du cabinet.

Gestion du site internet et sécurité : administration technique, amélioration du site, analyse de fréquentation (statistiques), prévention et détection des abus ou fraudes, sécurité des systèmes.
- Bases juridiques : intérêts légitimes du cabinet à assurer la sécurité et le bon fonctionnement de ses services en ligne, et, le cas échéant, votre consentement pour certains cookies ou outils d’analyse.

Information et communication : envoi ponctuel d’informations liées à la pratique du droit ou à l’activité du cabinet (par exemple, invitations à des séminaires), lorsque la loi et la déontologie des avocats le permet.
- Bases juridiques : intérêts légitimes du cabinet ou, lorsque requis, votre consentement (retirable à tout moment).

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans affecter la licéité des traitements effectués avant ce retrait. Lorsque le traitement repose sur le consentement, nous ferons en sorte que le formulaire de consentement ad hoc ait été dûment complété et signé par le client.

5.Destinataires et transferts

Les données personnelles collectées sont traitées par moi.

Vos données ne sont communiquées qu’aux destinataires qui en ont besoin dans le cadre des finalités décrites ci‑dessus, notamment :

Les avocats du cabinet et, le cas échéant, leurs collaborateurs internes ou externes agissant sur instruction du cabinet dans la limite de ce qui est strictement nécessaire pour vous conseiller juridiquement ou pour vous assister en justice.
Les juridictions, autorités administratives (par exemple Office des étrangers, CGRA, tribunaux de la famille), organismes publics, huissiers, experts, confrères et autres intervenants nécessaires à la défense de vos intérêts.
Les prestataires de services (hébergeurs, fournisseurs de logiciels métiers, prestataires informatiques, comptables, etc.), liés par des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité.

Tous les membres du cabinet s’engagent à respecter les législations et les réglementations relatives à la protection des données personnelles, et sont liés, soit par leur secret professionnel, soit par une obligation de confidentialité.

Le cas échéant, vos données peuvent être transférées vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen, lorsque cela est nécessaire à la gestion d’un dossier à dimension internationale, sous réserve de garanties appropriées (décision d’adéquation, clauses contractuelles types ou mécanismes équivalents). Des informations complémentaires sur ces garanties peuvent être obtenues sur simple demande.

6.Durée de conservation

Vos données sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées, notamment :

Les données relatives aux dossiers sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant la durée des délais de prescription légale et/ou déontologique.
Les données comptables et fiscales sont conservées pendant les délais légaux applicables.
Les données collectées via le site internet sont conservées pour des durées limitées et proportionnées aux finalités (par exemple, durée de vie des cookies, sécurité des journaux de connexion).

Au‑delà de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale ou déontologique de conservation plus longue.

Nous conservons les archives du dossier confié par le client pendant une période de cinq ans à compter de la date à laquelle :

le client a mis fin à l’intervention de l’avocat
l’avocat a mis fin à son intervention ;
le dossier est clôturé par l’achèvement de la mission confiée à l’avocat.

Cette conservation porte sur la correspondance et les principales pièces de procédure, ainsi que les pièces de fond qui ont été confiées en original à l’avocat, sans préjudice du droit pour l'avocat de renvoyer ces pièces originales au client.

Pour les dossiers soumis à la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, le délai de conservation des archives relatives à l'identification du client est porté à dix ans.

A l’expiration du délai de cinq ou dix ans, l’avocat peut détruire toutes les pièces du dossier, sans exception, après avoir informé par écrit le client en lui donnant un délai raisonnable pour récupérer les pièces. Il appartient par conséquent au client, s'il le souhaite, de demander à l’avocat avant l'expiration du délai de cinq ou dix ans, qu'il lui restitue tout ou partie des pièces du dossier. La restitution des pièces se fait au cabinet de l'avocat.

Si le client demande l'envoi des pièces de son dossier, cet envoi se fait aux frais du client. L’avocat peut exiger un paiement préalable des frais avant de renvoyer les pièces au client.

Si le paiement des frais de restitution des pièces n’est pas effectué dans le mois qui suit la demande de paiement des frais, le client sera présumé avoir renoncé à la restitution des pièces, ce dont l’avocat préviendra le client par écrit avec un délai de préavis de huit jours ouvrables

7.Vos droits

Sous réserve des limitations prévues par la législation et les règles du secret professionnel, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès : obtenir la confirmation que vos données sont ou non traitées et, le cas échéant, en recevoir une copie.
Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
Droit d’effacement : demander, dans certains cas, l’effacement de vos données, par exemple lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, ou lorsqu’elles sont traitées de manière illégitime. Ce droit est cependant limité, afin de respecter les obligations légales ou réglementaires de conservation auxquelles nous sommes soumis.
Droit à la limitation du traitement : demander la limitation du traitement dans certaines hypothèses.
Droit d’opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime, ainsi qu’à l’utilisation de vos données à des fins de prospection. Dans ce cas, je ne traiterais plus vos données personnelles, à moins qu’un intérêt légitime ou impérieux m'empêche d’appliquer ce droit d’opposition
Droit à la portabilité : recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable du traitement (comme à un autre avocat), lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et effectué à l’aide de procédés automatisés.
Droit de retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui‑ci.

Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant via les coordonnées indiquées plus haut. Votre demande doit être claire et préciser ce que vous souhaitez obtenir.

Afin de protéger votre vie privée et vos données personnelles, je pourrais être amenée à vérifier votre identité, en vous demandant une copie de votre carte d’identité ou d’un document permettant d’établir votre identité.

Je suis tenue de répondre à votre demande, dans le mois de sa réception. Si votre demande est complexe ou que je reçois de nombreuses demandes similaires dans le même temps, je pourrais être amenée à vous écrire pour vous informer que mon délai de réponse est porté à deux mois.

Si votre demande est manifestement infondée ou si elle est excessive, je me réserve le droit de réclamer de vous, le paiement de frais administratifs, afin de pouvoir y donner suite. Si je refuse votre demande, ma décision de refus sera motivée.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD) : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles – [www.autoriteprotectiondonnees.be] (https://www.autoriteprotectiondonnees.be) ou via son site web https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte.

Vous pouvez également porter plainte devant les juridictions nationales compétentes.

8.Confidentialité et sécurité

Le cabinet est soumis au secret professionnel de l’avocat et met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la confidentialité et la sécurité de vos données, prévenir leur destruction, perte, altération ou accès non autorisé, et veiller à ce qu’elles ne soient traitées que par des personnes dûment autorisées et tenues à une obligation de confidentialité. Ces mesures tiennent compte de la nature des données traitées et du risque qu’elles représentent pour votre vie privée.

En cas d’incident de sécurité susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, les mesures requises seront promptement prises conformément à la législation applicable, y compris, le cas échéant, l’information de l’autorité de contrôle et des personnes concernées.

9.Application de la présente clause vie privée et mise à jour de celle-ci

Le site internet du cabinet contient des liens vers d’autres sites web. La Charte s’applique uniquement à mon site web. Par conséquent, si vous cliquez sur un lien renvoyant à un autre site, il convient d’en lire la politique de confidentialité. Le cabinet n’est en rien responsable de l’information contenue sur ces autres sites web, ni des traitements de données qui y sont effectués.

La présente politique de protection des données peut être modifiée pour refléter l’évolution de nos pratiques ou des exigences légales et réglementaires. La version mise à jour sera publiée sur notre site internet.